Borgerinddragelse kan ses ud fra to grundlæggende udgangspunkter: 1. Borgerne skal inddrages af demokratiske grunde, fordi de har ret til at blive hørt, inden der tages beslutninger. 2. Borgerne skal inddrages, fordi deres deltagelse kan skabe et bedre beslutningsgrundlag og et ejerskab til beslutninger.
Borgerinddragelse handler om at gøre borgernes viden, erfaringer og ressourcer nyttige. Det er formålet med inddragelsen, der bestemmer metode og inddragelsesform. Inddragelsen afhænger af om der er tale om information, idéudvikling, vidensdeling eller om borgerne skal tage beslutninger om noget, eller om borgerne skal hjælpe politikerne med at prioritere i forhold til investeringer i større projekter eller nedskæringer i det kommunale budget.
Politikere har det med at se borgerinddragelse som tiltag, der skal omfatte alle borgere. Mange ser derfor på deltagerantallet som det vigtigste succeskriterie, mens de kommunale embedsmænd mere skeler til, om borgerinddragelsen har kvalificeret beslutningsgrundaget. Erfaringen er, at borgere generelt er gode til at idéudvikle og til at give politikerne et indtryk af stemningen i befolkningen, mens forenings-ildsjælene og borgere, der repræsenterer særlige lokale interesser ofte går mere ind i den faglige substans.
Et traditionelt borgermøde vil altid tiltrække en bestemt gruppe borgere og kan ikke på nogen måde siges at være repræsentativt. Hvis man alligevel vælger at afholde et traditionelt borgermøde, så bør man efter borgermødet vurdere, om der er vigtige målgrupper, der ikke har deltaget. Det kan f.eks. være unge, ældre eller borgere af anden etnisk baggrund end dansk. Er det vigtigt for processen og for de beslutninger der skal tages, bør borgermødet suppleres med opfølgende møder, undersøgelser eller iværksættelse af fokusgruppe-interviews.
Borgerinddragelse kan foregå via stramt styrede møder eller løst styrede møder eller som møder uden dagsorden. Ligesom at møder kan foregå siddende, stående eller gående. Alt afhænger af inddragelsens formål og den proces man ønsker fremmet.
Der skal forud for en inddragelsesproces altid stilles spørgsmål som
- Hvem ønsker vi skal deltage?
- Hvilken rolle og funktion skal deltagerne have?
- Skal deltagerne tage stilling til noget?
- Hvilke kompetencer bør være til stede?
- Hvilken faglighed skal være repræsenteret?
- Skal der inviteres eksperter?
- Skal brugerne inddrages og hvordan?
- Hvilke erfaringer er vigtige at trække ind i processen?
Det er afgørende, at der også reflekteres over måden at indkalde borgerne på, herunder brug af egne medier og de lokale medier. En kommunikationsplan er nødvendig. Udarbejdelse af dokumentation og inspirationsoplæg til borgerne og vigtige, så borgerne kan forberede sig og får en oplevelse af at inddragelsen menes seriøst.
Den røde tråd i borgerinddragelse er at kommunikere klart om formålet med inddragelsen og inden for hvilke rammer borgerne får indflydelse. Vil man give borgerne medansvar skal man også være indstillet på at borgerne kommer med skæve ideer og forslag, og kommunen skal være gearet til en smidig og hurtig sagsbehandling, så kommunen ikke bliver en flaskehals i den demokratiske proces.
Der skal afstemmes forventninger og borgerne bør vide, hvilke papirer, der vil blive udarbejdet på baggrund af borgerinddragelsen, hvornår de skal behandles og der skal tages stilling til dem. Kommunen skal have en informationsplan, så borgerne kan følge med i den videre proces.